Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams

Microsoft Teams là một không gian làm việc để cộng tác, giao tiếp trong các cuộc họp, cho phép chia sẻ tệp và ứng dụng giúp cuộc họp luôn được diễn ra thuận lợi, hiệu quả.

1. Tạo nhóm

Chọn Join or create a team. Đây là nơi tạo nhóm của riêng mình hoặc khám phá các nhóm hiện có.

– Bước 1: Chọn Create team để tạo nhóm mới.

– Bước 2: Đặt tên cho nhóm và thêm mô tả ngắn nếu ta muốn.

– Bước 3: Theo mặc định, nhóm của ta là Private, nghĩa là ta sẽ phải thêm người hoặc nhóm ta muốn vào nhóm.

– Bước 4: Chọn Public nếu ta muốn bất kỳ ai trong tổ chức có thể tìm và tham gia nhóm.

– Bước 5: Thêm thành viên. Ta có thể thêm người, nhóm hoặc thậm chí toàn bộ nhóm liên hệ.

Nếu ta cần thêm người từ bên ngoài tổ chức của mình, hãy sử dụng địa chỉ email của họ để mời họ làm khách. Thêm tên hiển thị thân thiện cho họ.

– Bước 6: Khi ta hoàn tất việc thêm thành viên, hãy chọn Add rồi đến Close.

Lưu ý: Nếu ta là quản trị viên, hãy cân nhắc tạo nhóm hoàn toàn tự động thêm mọi người trong tổ chức của ta.

2. Tạo kênh

Theo mặc định, mọi nhóm đều có kênh General, một kênh tốt để sử dụng cho các thông báo và thông tin mà cả nhóm cần. Để thêm nhiều hơn:

– Bước 1: Chọn More options bên cạnh tên nhóm.

– Bước 2: Chọn Add chanel.

– Bước 3: Nhập tên và mô tả cho kênh của ta. Ta có thể xây dựng một kênh xung quanh một chủ đề, dự án, tên bộ phận hoặc bất kỳ thứ gì ta thích.

– Bước 4: Chọn Automatically favorite this channel for the whole team. Nếu ta muốn kênh này tự động hiển thị trong danh sách kênh của mọi người.

– Bước 5: Chọn Add.

3. Tùy chỉnh và quản lý nhóm của ta

– Bước 1: Chọn More options bên cạnh tên nhóm.

– Bước 2: Chọn Manage team để tìm Thành viên, Kênh, Cài đặt và Ứng dụng cho nhóm của ta ở cùng một nơi.

– Bước 3: Chọn Cài đặt > Hình ảnh nhóm để thêm ảnh nhóm và cung cấp cho nhóm của ta một số tính cách.

4. Bắt đầu cuộc trò chuyện, cuộc gọi và cuộc họp

5. Bắt đầu cuộc trò chuyện

– Bước 1: Chọn New chat để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.

– Bước 2: Nhập tên của người hoặc những người ta muốn liên hệ.

– Bước 3: Chọn mũi tên xuống để thêm tên vào nhóm trò chuyện của ta.

6. Thực hiện cuộc gọi video

Chọn Video call hoặc Audio call để gọi cho ai đó trực tiếp từ cuộc trò chuyện.